Compare cotações pela mesma necessidade atendida: especificação, quantidade utilizável, local e data de entrega. Depois some os valores confirmados necessários para receber o pedido. O menor preço unitário pode gerar um desembolso maior ou chegar tarde demais.
Antes de calcular, estabeleça condições que eliminam uma proposta: incompatibilidade técnica, quantidade insuficiente, entrega fora do prazo necessário ou informação essencial ausente. Uma nota de preço não compensa um item que não serve.
Faça os fornecedores responderem à mesma pergunta
Escreva uma descrição de referência com unidade, quantidade, características indispensáveis, local de recebimento e prazo desejado. Indique se aceita equivalente e quem pode validar essa equivalência. Guarde as respostas originais e suas datas para que uma alteração não se misture à primeira oferta.
O Sebrae-SP apresenta pesquisas de preços vinculadas ao objeto solicitado. A matriz abaixo é uma proposta própria para comparar ofertas; não reproduz um processo de contratação pública.
Normalize embalagem antes de comparar valor
Uma caixa com 20 peças e um pacote com 10 não são unidades equivalentes. Divida o preço da embalagem pela quantidade útil confirmada e verifique se a venda exige embalagens fechadas. Se você precisa de 45 peças e cada caixa tem 20, três caixas entregam 60; as 15 restantes continuam consumindo caixa e espaço.
Registre frete, montagem e outros custos que efetivamente fazem parte da decisão. Tributos, créditos e retenções dependem da operação: peça validação ao responsável fiscal ou contábil quando alterarem a comparação. Não acrescente um percentual genérico para simular uma carga que você não confirmou.
Exemplo inteiramente hipotético: 50 unidades comparáveis
| Condição | Fornecedor A | Fornecedor B |
|---|---|---|
| Quantidade utilizável | 50 unidades | 50 unidades |
| Preço por unidade | R$ 18,00 | R$ 19,00 |
| Subtotal dos itens | R$ 900,00 | R$ 950,00 |
| Frete confirmado | R$ 120,00 | R$ 40,00 |
| Total considerado | R$ 1.020,00 | R$ 990,00 |
| Entrega informada | 8 dias | 4 dias |
A conferência é 50 × R$ 18,00 + R$ 120,00 = R$ 1.020,00 e 50 × R$ 19,00 + R$ 40,00 = R$ 990,00. B custa R$ 30,00 menos nesse recorte. Os números são inventados e consideram apenas itens e frete; a conclusão mudará se houver componentes relevantes ainda não confirmados.
Se o material precisa chegar em cinco dias, A também não atende ao prazo informado. Se B só garantir quatro dias após uma condição que ainda não foi cumprida, sua data tampouco está assegurada. Registre a condição e confirme o compromisso antes da escolha.
Registre a razão da escolha e o que falta confirmar
Ao finalizar, preserve a proposta selecionada, a validade, o total, as condições de pagamento e quem autorizou a decisão. Quando a escolha depender de uma exceção, explique o efeito concreto: entrega compatível, requisito atendido ou custo adicional evitado. “Melhor fornecedor” sozinho não permite revisar a decisão depois.
Este método funciona em uma tabela manual. O OrçaMar organiza fornecedores e compras conforme plano e permissão, mas a comparação apresentada não implica envio automático de cotações ou avaliação automática de fornecedores. A próxima etapa é organizar o pedido e seu recebimento.
Fontes e referências
Sebrae-SP — Banco de fornecedores — consulta em 26 de outubro de 2026.
Conteúdo educativo revisado em 26 de outubro de 2026. Os exemplos são fictícios e não substituem a orientação de um contador ou advogado. Como produzimos os guias.