Organize a compra por acontecimentos: necessidade descrita, decisão autorizada, pedido confirmado, entrega conferida e compromisso financeiro acompanhado. Cada etapa responde a uma pergunta diferente e precisa de uma evidência própria.
Uma solicitação mostra que alguém precisa de algo. A autorização permite prosseguir nas condições definidas. O pedido registra o combinado com o fornecedor; o recebimento registra o que efetivamente chegou. Nenhum desses registros, isoladamente, comprova pagamento.
Dê um responsável a cada passagem
| Passagem | Pergunta para avançar | Registro útil |
|---|---|---|
| Necessidade para decisão | O item atende a uma demanda real? | Descrição, quantidade, finalidade e data necessária |
| Decisão para pedido | Quem aprovou quais condições? | Proposta escolhida e autorização identificável |
| Pedido para recebimento | O fornecedor confirmou o combinado? | Itens, total, prazo, destino e referência do pedido |
| Recebimento para revisão financeira | O que chegou e foi aceito? | Quantidade conferida, divergência e documento da remessa |
| Compromisso para pagamento registrado | O valor e a liquidação foram confirmados? | Referência do título e evidência da transação efetiva |
Uma empresa pequena pode ter a mesma pessoa em mais de uma passagem, mas ainda precisa distinguir as decisões. Se não houver um fluxo digital de aprovação, uma referência organizada à autorização já ajuda; não marque como aprovado apenas porque o pedido foi digitado.
Conferir entrega exige olhar o material
A referência organizacional da UFRB para seu almoxarifado separa recebimento, conferência e encaminhamento para pagamento. Aqui essa separação orienta o método gerencial; não transfere regras de compras públicas para sua empresa.
Compare pedido, documento da remessa e material recebido. Quantidade, unidade e especificação devem conversar. Se houver análise técnica pendente, descreva essa pendência e mantenha o material identificado, sem tratá-lo como livre para uso antes da liberação apropriada.
Exemplo hipotético: o pedido é de 12, a primeira entrega é de 7
Uma operação fictícia autoriza 12 organizadores a R$ 25,00, totalizando R$ 300,00, com entrega em duas remessas. A primeira traz sete peças corretas. O registro deve mostrar pedido de 12, entrada conferida de sete e saldo a entregar de cinco. Não abra um segundo pedido de R$ 300,00 para representar a remessa restante.
O financeiro confere as condições de cobrança acordadas. Entrega parcial não permite concluir, por conta própria, que o pagamento será de 7 × R$ 25,00 = R$ 175,00: isso depende do documento e do combinado com o fornecedor. O exemplo distingue quantidade física de obrigação financeira.
Feche as pendências antes de encerrar a compra
Uma compra pode estar entregue e ainda ter divergência documental; pode estar paga com saldo físico pendente; pode estar cancelada com devolução a conferir. Registre o motivo pelo qual o processo continua aberto e quem resolve a próxima ação, para que um status genérico não esconda trabalho.
O OrçaMar permite organizar compras e seus recebimentos conforme plano e permissão. A autorização e a execução bancária continuam dependendo dos responsáveis e das evidências apropriadas. Para remessas separadas, veja como conferir recebimentos parciais.
Fontes e referências
UFRB — Manual de procedimentos do Almoxarifado Central — consulta em 26 de outubro de 2026.
Conteúdo educativo revisado em 26 de outubro de 2026. Os exemplos são fictícios e não substituem a orientação de um contador ou advogado. Como produzimos os guias.