Trate a prévia como um documento em revisão e a versão emitida como uma referência identificada do conteúdo finalizado naquele momento. Preserve o arquivo que foi encaminhado e registre sua versão e data. Se houver correção posterior, crie uma relação clara com a versão anterior.
Emitir um PDF, enviar um arquivo e obter aceite são acontecimentos diferentes. O nome “final” no arquivo não comprova que ele foi enviado, recebido, assinado ou aceito.
Um vocabulário simples para a equipe
| Estado gerencial | O que significa no método | O que conferir |
|---|---|---|
| Prévia | Conteúdo ainda em elaboração ou revisão | Campos pendentes e responsável pela revisão |
| Emitido | Versão identificada para uso | Conteúdo finalizado e arquivo correspondente |
| Enviado | Arquivo específico encaminhado | Data, canal e versão efetivamente enviada |
| Substituído | Há versão posterior que corrige a anterior | Motivo e vínculo entre as versões |
O e-ARQ Brasil, do Conarq, seção 6.2, trata de status e controle de versões. Essa referência não certifica o OrçaMar como sistema arquivístico nem atribui efeitos jurídicos aos estados gerenciais da tabela.
Revise primeiro o que pode mudar a decisão
Confira a identidade da organização e do destinatário, o objeto, os valores, o período, os vínculos com cliente ou projeto e os anexos referidos. Abra a prévia no formato que será utilizado: um campo correto no formulário pode ficar truncado ou mal posicionado na impressão.
Se o documento depende de avaliação técnica, jurídica ou contábil, encaminhe a questão ao profissional responsável. O gerador não substitui essa análise. Não use título de laudo, declaração técnica ou contrato como prova de habilitação ou validade.
Exemplo hipotético: o cliente pede uma correção
Uma empresa fictícia emite a versão 1 de um documento e a envia na segunda-feira. Na terça, identifica um endereço errado. O responsável confirma a correção na origem, gera a versão 2 e registra “correção do endereço do projeto, substitui a versão 1”. A versão enviada na segunda permanece identificável.
Se alguém abrir o documento na quarta, precisa conseguir distinguir a versão corrente e a anterior. Acrescentar “final-final” ao nome sem data ou vínculo não informa o que mudou. Sobrescrever o arquivo anterior também impede conferir o conteúdo efetivamente encaminhado.
Como conferir a emissão e o envio
Abra o arquivo emitido e compare a identificação de versão com o registro que a equipe usa. Confira se os anexos citados correspondem àquela emissão. Em seguida, verifique o histórico do envio quando precisar afirmar que ele ocorreu. Não deduza recebimento a partir da existência do arquivo.
O OrçaMar possui geração de documentos e preservação de versões emitidas, conforme os recursos e permissões disponíveis. A organização descrita aqui não promete assinatura eletrônica ou validade jurídica garantida. Na escolha de um plano, confirme a oferta vigente sem presumir exclusividade de documentos a partir deste artigo.
Para manter os arquivos relacionados fáceis de localizar e compartilhar com cuidado, veja como organizar anexos e acessos.
Fontes e referências
Conarq — e-ARQ Brasil, versão 2, 2022 — consulta em 26 de outubro de 2026.
Conteúdo educativo revisado em 26 de outubro de 2026. Os exemplos são fictícios e não substituem a orientação de um contador ou advogado. Como produzimos os guias.